Comment bien structurer une google drive et utilisable par tout le monde ?

Il était question ce matin de revoir et remettre en question l’organisation de l’outil de co-working et de partage de fichiers : Google Drive. Outil assez intuitif dans son ensemble et plutôt simple à utiliser. Mais qui dit dépôt de fichiers en commun dit façons d’organiser les dossiers toutes plus différentes que les autres.

Alors comment utiliser une méthode d’organisation universelle?

L’objectif principal étant de faciliter son utilisation pour l’ensemble des BComers et de l’équipe des formateurs. “Mais comment tu l’as appelé ton dossier…” on a tous fait cette erreur de renommer un dossier et de ne plus s’en rappeler trois jours après… Garder tous ces dossiers et fichiers organisés en gardant tout de même un aspect visuel plaisant et identifiable est tout à fait possible avec Google Drive. En effet, il faut tout d’abord se poser la question sur “à quoi veut-on que la Google Drive ressemble?” avant d’essayer d’imaginer l’organisation pure.

On peut devenir vraiment créatif dans la partie “Mon Drive”

Les catégories principales à gauche de l’interface étant composées de “Mon Drive” “Partagés avec Moi” “Récents” “Google photos” “Suivis” “Corbeille & Sauvegardes. On s’intéressera ici à la toute 1ère. L’option “Ajouter à mon Drive” lorsque vous accédez à des documents qui ne sont pas les vôtres initialement peut s’avérer utile mais “Mon Drive” peut vite devenir un sacré bazar si vous ne décidez pas très vite de la structure. Favoriser vos documents que vous utilisez tous les jours et utiliser l’option “Modifier la couleur” (Clique-droit sur le dossier que vous souhaitez modifier) sont deux choses qui peuvent s’avérer fondamentales en matière de reconnaissance des fichiers pour les utiliser le plus aisément possible. Les grouper visuellement de la même couleur ou les faire ressortir tous d’une couleur différente est à votre discrétion. Enfin, l’utilisation de conventions de nommage de fichier est prépondérante car elle permet de faciliter la recherche et de les uniformiser quand celle-ci apparaît. On pourra utiliser des crochets en mettant les noms / prénoms associés aux fichiers. Ceci étant dit ces conventions de dénomination ne sont en aucun cas strictes et peuvent être différentes de celles que vous trouverez sur Internet. Le seul conseil étant de ne PAS changer ces conventions tous les quatre matins… à bon entendeur!

 

Antoine

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